Utforming og gjennomføring av medarbeiderundersøkelser er noe de fleste virksomheter bruker mye tid og penger på. Til tross for alle ressursene som legges ned i arbeidet, er det allikevel få som klarer å omsette undersøkelsene til det proaktive verktøyet de har potensiale til å være.

I stedet for å bruke medarbeiderundersøkelser som et verktøy for å bli bedre, ender mange virksomheter opp med å gjentatte ganger undersøke hvor problemet ligger. Å avdekke hvor vi må forbedre oss er en viktig start, men når det det er avklart er det viktig å skifte fokus til hvordan vi kan forbedre oss.

Skal du få effekt av medarbeiderundersøkelser må du se på dem som et verktøy som skal brukes proaktivt, ikke reaktivt. På den måten går virksomheten din fra å diskutere hva som er feil, til å diskutere hvordan arbeidet med forbedring går, og hvordan dere kan gjøre ytterligere tiltak for å forbedre dere.

Her tar vi for oss ni punkter som kan hjelpe din virksomhet med å få mer ut av medarbeiderundersøkelsene deres.

 

1. Ha et klart formål

Medarbeiderundersøkelser har en tendens til å vokse seg store fordi det dukker opp nye områder å undersøke. Mange inkluderer derfor spørsmål om alt fra sosiale aktiviteter og forhold som påvirker trivsel, til inneklima i én og samme undersøkelse.

For å sikre at du utformer en undersøkelse som viser deg hvordan dere forbedrer dere og ikke hva som er feil, bør du ha et klart og avgrenset formål med undersøkelsen. Det krever at du sørger for at formålet med undersøkelsen er i tråd med organisasjonens strategier og mål, slik at undersøkelsen fungerer som et verktøy for å nå disse.

 

2. Tydeliggjør hensikten med undersøkelsen – hver gang

Du må se på medarbeiderne dine som respondenter, og respondenter er en ikke-fornybar ressurs. For å sikre at respondentene dine engasjerer seg i undersøkelsene dine må du ha et tydelig formål og en tydelig beskrivelse av hvorfor undersøkelsen gjennomføres, hvordan resultatene skal brukes og hva verdien er for medarbeiderne som svarer på undersøkelsen. Glemmer du dette svarer kanskje medarbeiderne dine på den første undersøkelsen du sender ut, men du vil garantert få et lavere engasjement på neste undersøkelse.

Bli kjent med vår analysesjef, Tom Endresplass.

 

3. Konkretiser og definer begreper

En gjenganger er å stille spørsmål som er så generelle at du ikke får svar på det du egentlig lurer på. La oss si at du spør dine medarbeidere: «Hvor godt synes du vi samarbeider i vår avdeling?». Om resultatet på dette spørsmålet er en lav score har du ingen videre retning i den innsikten, som forteller hvordan dere kan bli bedre på samarbeid. Om samarbeid er noe dere skal bli bedre på må dere definere hva godt samarbeid i deres organisasjon betyr, og heller bruke disse begrepene i en undersøkelse.

Det samme gjelder måling av verdier, som HR-avdelinger ofte gjør. Verdier er ofte så generelle og overfladiske at det er umulig for ansatte å svare på om verdiene blir fulgt opp i jobbhverdagen. Du må derfor bryte det ned til hvilken atferd, altså konkrete aktiviteter, det er som gjenspeiler disse verdiene.

Tre råd til hvordan du får dine ansatte til å  føle seg verdsatt.

 

4. Visse temaer egner seg ikke i medarbeiderundersøkelser

Det har vi en rekke eksempler på, og varslingssaker er ett av dem. Det har liten hensikt å spørre en medarbeider om han er utsatt for noe ubehagelig, om det er personen som utsetter medarbeideren for det ubehagelige som skal lese svarene. Da er det lite sannsynlig at du får et ærlig svar.

Spørsmål som angår egen prestasjon egner seg heller ikke. Vi mennesker er overdrevent positive når det kommer til vår egen oppfattelse av oss selv. For å få et mer realistisk bilde kan du trekke inn andre mennesker i spørsmålet. Spørsmål som «hvor flink er du til å komme tidsnok på jobb?» kan byttes ut med «hvor flinke er du og dine kolleger til å komme tidsnok på jobb?».

 

5. Sørg for å ha et godt design

En undersøkelse er et sett med oppgaver. Hvor godt har du designet/beskrevet hver oppgave?

Mennesker svarer på undersøkelser på følgende måte: De leser spørsmålet og danner seg et bilde av hva de skal svare. Deretter tenker de ut ulike svaralternativer og velger det svaralternativet i undersøkelsen som passer best. Her kommer viktigheten av et godt design inn. Har du sørget for at respondenten vil finne et svaralternativ som passer han?

Partallsskalaer er et eksempel på design som kan gjøre det vanskelig for respondenten å svare. Fordi det ikke er et midtpunkt på partallsskalaer, tvinges respondenten til å være enten positiv eller negativ. Det unngår du ved å bruke en oddetallsskala. For hva om respondenten ønsker å vise at han er likegyldig, men ikke har muligheten til det? Da risikerer du at han bli lei og går ut av hele undersøkelsen.

 

6. «Hvor lang kan en undersøkelse være?»

Det er et spørsmål vi ofte får. Svaret er at det er feil spørsmål å stille. Du får mer ut av å spørre: «Hva er det som gjør at en respondent tar seg tid til, og engasjerer seg i, å fullføre en undersøkelse?».

Svaret på det er: Undersøkelsen må være relevant for respondenten. Er den ikke det, kan tre spørsmål være for mye. Er undersøkelsen tro mot formålet trenger du ikke så mange spørsmål, da kan du heller sende ut undersøkelser hyppigere.

Forstår respondenten i tillegg nytteverdien av undersøkelsen, designet er godt og respondenten har tid til å svare på spørsmålene, vil han tolerere å bruke lenger tid på å svare.

 

7. Involver alle i virksomheten

Mange gjør den store feilen å holde resultatene fra undersøkelsen på øverste nivå i organisasjonen. Slik blir resultatet, og med det hele undersøkelsen, ofte verdiløs, da de som faktisk kan påvirke resultatene neste gang ikke får innsikten de trenger.

La oss si at målet ditt er å forbedre samarbeid i organisasjonen. Du gjennomfører en undersøkelse og finner ut at samarbeidet i dag ikke er så godt. Menneskene som kan forbedre disse resultatene må da involveres og informeres om resultatene. På alle nivåer. Det vil si HR-avdelingen, ledere, mellomledere og ofte medarbeiderne selv.

Verdien ligger i det som skjer mellom undersøkelsene. Undersøkelsene i seg selv er kun innhenting av fakta som viser om dere beveger dere i riktig retning.

 

8. Ikke hold tilbake resultatene fra de som har bidratt

Ansatte som har svart på undersøkelsen vil lure på hva bidraget deres brukes til. Åpenhet rundt resultatene, så fort som mulig etter innsamling, viser at du setter pris på at de har engasjert seg.

Det er også viktig at de som kan gjøre noe med resultatene får tilgang til dataene umiddelbart etter at de er samlet inn. Ofte går det tre til fire måneder før de som kan gjøre noe med resultatene får dem. Da er de i mange tilfeller gjort om til ulne og generelle mål, som gjør det alt for enkelt å tenke at «dette angår ikke meg» eller «det er sikkert noen andre som tar tak i dette».

 

9. Ikke tvihold på gammel data

Mange er livredde for å gi slipp på tidligere målinger. Selv om dere har målt noe over en lengre periode betyr ikke det at disse målingene har verdi for virksomheten deres i dag. Derfor er det viktig å ha et kritisk blikk på tidligere data, og tillate seg å gi slipp på data som ikke er aktuelle lenger.

Det er ingen fare å tenke nytt, men vær bevisst på at det vil føles tungt å gi slipp på gammel data. Det er en vanlig menneskelig reaksjon og kalles tapsaversjon.

 

Trenger du hjelp til å utforme medarbeiderundersøkelser som hjelper deg med å forbedre prestasjoner i din virksomhet? Ta kontakt med oss for en prat.

25. mai trer det nye lovverket for personvern, GDPR, i kraft i EU. Både vi og kundene våre berøres av den nye loven. Hva har vi gjort for å tilpasse oss?

General Data Protection Regulation (GDPR) er den nye EU-loven for personvern. For enkeltpersoner innebærer den en skjerpet mulighet til å bestemme hva andre kan gjøre med egne personopplysninger, skjerpet beskyttelse av de opplysninger man har gitt fra seg, og regler som sikrer innsyn og mulighet til å kreve sletting. For virksomheter betyr det innstramminger knyttet til innsamling, lagring og bruk av persondata.

Dette har vist seg å være nødvendig i en digital tid der det samles inn mer data om mennesker enn noen gang før.

Bjørn Rist er senior partner og forretningsutvikler i Maze og har ledet arbeidet med å sørge for at Maze er tilpasset GDPR. Han svarer på hva Maze har gjort for å bli «GDPR-klar».

 

Når startet Maze arbeidet med å være i overensstemmelse med GDPR?

Selve grunnsteinen til GDPR er god datasikkerhet. I Maze har vi jobbet med datasikkerhet og personvern i en årrekke. Det har sin bakgrunn i at vi har store og krevende kunder, som både krever meget god sikkerhet, men også at vi må kunne dokumentere det vi gjør; fra teknisk infrastruktur til vurdering av risiko, innføring av regler og prosedyrer, og hvordan vi har implementert dette i organisasjonen.

Som følge av dette har vi innført et regime for styring av sikkerhet (Information Security Management System). Det sikrer våre kunders data, herunder også personopplysninger. Dette har vi gjort med sikte på ISO 27001/27002-sertifisering.

Med tanke på å prioritere datasikkerhet har vi sånn sett jobbet med GDPR i en årrekke. Men, GDPR stiller også nye krav til opplyst mulighet for å selv vurdere samtykke, bruk av data, og mulighet for innsyn og sletting. Disse tingene satte vi for alvor fart på i fjor vår.

 

Hvilke steg er tatt for å gjøre Maze klar for GDPR?

Det første steget var å intensivere arbeidet med datasikkerhet og personvern etter eksisterende lovgivning.

Det neste steget var å forstå hvordan GDPR ville påvirke kundene våre og oss. For å sikre det lovmessige, etablerte vi et samarbeidet med advokatfirmaet Wiersholm.

Det viktigste for oss har vært å ivareta kundene våre, og sørge for at vi er en trygg underleverandør. Et nødvendig steg var derfor å innskjerpe rettigheter og plikter i forhold til personvern i en GDPR-tilpasset databehandleravtale.

Databehandleravtalene skal sikre at Maze som databehandler, og vår kunde som behandlingsansvarlig, har tydelige, lovmessige rammer slik loven krever for den behandlingen som skal utføres. Herunder også hvilket ansvar, rettigheter og plikter som påhviler hver av oss.

Videre gikk vi over egne hjemmesider, personvernerklæring og retningslinjer for informasjonssikkerhet. Vi tilpasset disse etter de nye reglene, og stilte nye krav til våre underleverandører.

 

Maze bruker ofte spørreundersøkelser som verktøy. Hva har blitt gjort for å tilpasse disse GDPR?

Allerede våren 2017 la vi en strategi for hvordan vi skulle håndtere GDPR, herunder også alt som har med spørreundersøkelser å gjøre. Vi har vært opptatt av å gjøre ting på en praktisk og gjennomførbar måte, og sikre at vi er godt innenfor regelverket. Det betyr at vi har valgt å gjøre en del justeringer, blant annet gjennomgang av invitasjonstekster og lenker til våre kunders personvernerklæringer (som utdyper hvordan man håndterer personopplysninger).

 

Hva innebærer det å være i overensstemmelse med GDPR?

Å være i overensstemmelse med GDPR vil i realiteten si at personvern alltid, i alle forretningsprosesser, står lengst frem i panna som «default»!

 

Hva mener Maze om den nye loven?

Vi mener at denne loven er viktig og nødvendig for å innskjerpe at personopplysninger blir godt beskyttet. Noen vil kanskje mene at det er mye anstaltmakeri, og det er et problem at lovgiverne ofte er på etterskudd i forhold til teknisk utvikling. Det vil ofte være teknisk/juridiske grenseland som kan være krevende å håndtere i praksis, og som lovgiverne vanskelig kan tenke på i alle detaljer.

Men, jeg er ikke i tvil om at loven vil føre til større sikkerhet og oppmerksomhet rundt personvern. Det ser vi allerede, og det vil utvikles ny beste praksis over tid!

 

Vil du vite mer om hva Maze kan gjøre for din virksomhet? Les historiene til kundene våre.